Fünf Whistleblowing-Plattformen bei EQS zu einer konsolidiert

Situation

Aufbauend auf einer Historie strategischer Akquisitionen betrieb EQS fünf unterschiedliche Plattformen im SaaS-Markt für Whistleblowing und Case-Management.

Das übergeordnete Ziel von EQS war es, das Produktportfolio zu straffen und die umfassende Migration aller Kunden auf eine einzige, fortschrittliche und hochkonfigurierbare Integrity-Line-Plattform zu ermöglichen.

Eine zentrale Herausforderung war es, während der Migration eine weiche Feature-Parität zu erreichen und zugleich die umfangreichen kundenspezifischen Anpassungen der Vergangenheit zu vermeiden. Eine weitere große Herausforderung waren die begrenzten Daten zu Feature-Nutzung und -Wichtigkeit über die akquirierten Plattformen hinweg, was eine objektive Bewertung und Priorisierung erschwerte.

Zu den Herausforderungen im Team-Setup gehörten:

• Ein nicht funktionierendes Produkt-Trio nach dem Weggang eines früheren PM.
• Hoher Druck durch Roadmaps, die an kritische Migrationsprojekte gekoppelt waren.
• Der Bedarf an Expert:innen für dieses reife, domänenlastige Produkt.

Die Integrity-Line-Plattform: das konsolidierte Case-Management-Dashboard, auf das die Kunden migriert wurden.

Aufgabe

Ein gestrafftes Produkt liefern, das die Features von drei Legacy-Produkten in der Integrity-Line-Plattform zusammenführt. Das umfasst:

• Kritische Feature-Lücken identifizieren und schließen, indem Unterschiede und Gemeinsamkeiten über die Plattformen hinweg analysiert werden.
• Die Migrations-Roadmap nach Feature-Wichtigkeit und Stakeholder-Alignment priorisieren — mit verfügbaren Daten und Experten-Validierung.
• Die Reife des Produktmoduls verbessern und die Expertise und Selbstwirksamkeit des Teams erhöhen.
• Die Komplexität dieses reifen, domänenlastigen Produkts erfolgreich navigieren, sich mit dem internen PM abstimmen und die Zusammenarbeit zwischen Product Managern, Designer:innen und Engineers verbessern.

Vorgehen

Vor der Herausforderung, mehrere akquirierte Whistleblowing-Plattformen zu einer Lösung zusammenzuführen, machten wir uns daran, die Lücken zu schließen und das Produkt für alle neuen und bestehenden Kunden weiterzuentwickeln. Unser Ansatz verband ein tiefes Verständnis jeder Plattform, sorgfältige Discovery und eine gemeinsame Vision davon, wie Case-Management in Zukunft funktionieren sollte.

Wir testeten die Hauptfunktionen jeder akquirierten Plattform gründlich, um herauszufinden, was fehlte. Da wir kaum belastbare Daten hatten, suchten wir anschließend nach Nutzer-Insights. Wir gruben gemeinsam mit Expert:innen in vorhandenen Daten, führten Workshops mit verschiedenen Teams durch und machten Interviews und Tests mit Nutzer:innen (Kunden wie eigenen Mitarbeitenden), um wirklich zu verstehen, was sie brauchten. Damit die Integrity Line nicht nur ein Merge, sondern eine Verbesserung wurde, führten wir mit Schlüsselpersonen einen Design Sprint durch. Das half uns, zu entwerfen, wie zukünftiges Case-Management aussehen könnte, und ein klares Ziel für die Plattform zu setzen. Schließlich verwandelten wir alle fehlenden Features in kurze, klare „One-Pager”. Diese Dokumente — inklusive Warum und unseren Lösungen — halfen, alle auf einen Stand zu bringen und zu entscheiden, was im Migrationsplan zuerst angegangen wird.

• Platform Check: Wir testeten die Hauptfunktionen jeder akquirierten Plattform gründlich, um herauszufinden, was fehlte.
• User Discovery: Wir sammelten Insights durch Datenanalyse, Workshops sowie Nutzer-Interviews und -Tests, um die Bedürfnisse zu verstehen.
• Future Plan: Wir führten einen Design Sprint durch, um zu entwerfen, wie sich Case-Management verbessern lässt, und ein klares Zukunftsziel zu setzen.
• Action Plan: Wir erstellten kurze Zusammenfassungen (One-Pager) für jedes fehlende Feature, um alle auszurichten und die Migrationsarbeit zu priorisieren.

Ergebnis

Wir gewannen ein klares Verständnis davon, welche Features fehlten — entscheidend für eine reibungslose Migration. Selbst bei begrenzter Ausgangsdatenlage half uns unser Graben und Prüfen, die wichtigsten Features zu bestimmen und — vielleicht noch wichtiger — Gründe zu finden, bestimmte Funktionalität NICHT umzusetzen. Das verbesserte auch die Zusammenarbeit der Teams und half, den Migrationsplan zu schärfen. Wir schufen eine starke gemeinsame Idee für die Zukunft des Produkts und positionierten die Integrity Line besser im Markt.

Insgesamt bewältigte unsere Arbeitsweise schwierige Situationen, begrenzte Informationen, das Mitnehmen aller Beteiligten und die Sicherstellung, dass die wichtige Migration auch unter Druck stattfand.

Learnings

Rückblickend stachen einige zentrale Lektionen aus diesem Engagement heraus.

Erstens lernte ich, wie wichtig Fachexpertise ist, besonders wenn Daten begrenzt sind. Indem wir dieses Wissen mit kreativer Problemlösung und klaren One-Page-Vorschlägen verbanden, konnten wir komplexe Migrationsthemen verständlicher und handhabbarer machen.

Zweitens sah ich, wie wertvoll es ist, Produktvision mit echten Kundenbedürfnissen und Market-Fit zu verbinden. Strukturierte Methoden wie Design Sprints halfen uns nicht nur, Prioritäten zu setzen, sondern auch ein gemeinsames Verständnis im Team zu schaffen.

Drittens erinnerte mich die Arbeit unter Druck mit einem diversen Team an die Bedeutung von Kommunikation, Anpassungsfähigkeit und Fokus. Diese Aspekte waren genauso wichtig wie die technischen Herausforderungen, um unsere Migrationsziele zu erreichen.

Schließlich gewann ich ein besseres Verständnis für die Balance zwischen Feature-Parität und Konfigurierbarkeit. Für Produkte, die große multinationale Konzerne bedienen, reicht es nicht, Features einfach nachzubauen — wir mussten sorgfältig planen, wie sich Lücken schließen lassen und dabei Flexibilität für unterschiedliche Kundenbedürfnisse erhalten bleibt.

Insgesamt prägten diese Lektionen, wie ich über Problemlösung, Teamarbeit und Produktstrategie denke, und sie werden mich in künftigen Projekten leiten.